Tidligere hadde Aker Solutions (AKSO) fysiske forslagskasser rundt omkring på verftene sine. Disse var et viktig element i det kontinuerlige forbedringsarbeidet, men ble stadig mindre brukt og har i stedet endt opp med å samle støv. Det har vist seg at denne typen løsninger rett og slett ikke fungerer lenger.
Derfor har AKSO i samarbeid med et tverrfaglig forskerteam fra Sintef utviklet en skreddersydd digital løsning. Det har ført til mye bedre kommunikasjon og åpnet mange nye muligheter for oppfølging av prosjekter.
– Resultatet er et system som er godt likt og allerede mye brukt av de ansatte, og det ser ut til å få ut potensialet som ligger i forbedringsarbeidet, forteller prosjektleder Trond Haga.
App senker terskelen
Den nye løsningen består av en mobilapp og PC-software. Appen gjør det lett for alle ansatte på verftet å foreslå forbedringer.
– Saker som tas opp i forslagskassa omhandler ofte kvalitet, praktiske prosessforbedringer og grep som kan bidra til bedre HMS på egen arbeidsplass, forteller Sintef-forsker Ottar Bakås.
Når en ansatt oppdager noe som har et forbedringspotensial, er det bare å ta fram mobilen, ta et bilde eller filme en video og skrive inn noen stikkord. At det er så enkelt, senker terskelen for å sende inn forslag.
– Før var det mer rigid. Hvis man fikk en god idé, måtte den skrives ned og leveres i en postkasse som var et helt annet sted, sier Bakås.
Det førte til at Aker sannsynligvis gikk glipp av veldig mange gode forslag.
Lett å bruke forslagskassa
– Appen er veldig lett å ta i bruk. Spesielt når en jobber ute på verftet, er det brukervennlig å bare ta et bilde, for senere i en rolig stund tegne på det og skrive en kort tekst for å forklare forslaget. Det gjør det enkelt å kommunisere og sette i gang prosesser. Det er kanskje det aller beste med løsningen, sier Haga.
Han forteller at utfordringer ansatte har irritert seg over i lang tid, nå har kommet på agendaen og blitt tatt tak i. Eksempel på et konkret forslag er å kle sveiseputene med skinn for at de ikke skal bli så fort slitt.
– Plasttrekkene som tidligere ble brukt, måtte veldig ofte byttes, forteller verneombud Kristoffer Andersland og legger til:
– Andre eksempler på forslag som har kommet inn, er å endre luftretning på nye sveisemasker for å fjerne sjenerende luftstrøm for sveiserne, samt å male skiltene til brannslukningsapparatene så de blir enda synligere.
Støtter Aker-modellen
– Forslagskassa tilrettelegger for at avgjørelser blir tatt på lavest mulig nivå, der de som kjenner egen arbeidshverdag, får være med på å ta beslutninger, forteller Bakås.
I tillegg til innmelding av forslag har systemet et eget forløp for større forbedringsprosjekter som krever investeringer. Det digitale systemet støtter opp under AKSOs lange tradisjon for samarbeid mellom tillitsvalgte og ansatte, ofte kalt Aker-modellen.
– Her er ulike arbeidsutvalg, sammensatt med bred representasjon, med på å fatte beslutninger om hvilke forbedringsinitiativ som skal prioriteres. Forslagskassa støtter dermed opp om bedriftsdemokratiet og gir arbeidsutvalgene et godt verktøy som samler all relevant informasjon.
Det gir altså merverdi som en Facebook-gruppe eller en e-postadresse ikke kan matche.
Innbyr til deltakelse
I den digitale forslagskassa er all informasjon synlig for alle. Historikken lagres og fungerer som en kunnskapsdatabase som kan brukes til læring og deling på tvers av prosjekter, fag og verft.
– Tidligere opplevde mange at man sendte inn forslag, for så å ikke høre mer om hva som skjedde videre. Manglende tilbakemelding kunne i verste fall føre til at man ikke gadd å engasjere seg i forbedringsarbeid. Her er forslagene synlig for alle, og man kan kommentere på det andre har skrevet. Man kan også se status på alle forslag. Ja, til og med stemme fram gode ideer, forteller Sintef-forsker Tore Christian B. Storholmen.
Har også sosiale medier-funksjon
For å skape deltakelse har det vært et bevisst valg at appen skal ha sosiale medier-funksjoner. For å lykkes med dette har AKSO og Sintef samarbeidet med IT-utvikler FunkWorks.
– Før hadde vi et Excel-ark her og en database der. Det var vanskelig å holde orden og å oppdatere prosessene. Dessuten var det lite transparent. Derfor ville vi ha alt i ett system, med funksjonalitet som sosiale medier. Det gjør det enkelt å hente fram forslagene til behandling, stimulerer til forbedring og holder innovasjonsmotoren i gang, forteller Haga i AKSO.
Brukermedvirkning i utviklingen
Utviklingsprosessen har båret preg av stor grad av brukermedvirkning og involvering. Det er en forutsetning for å utvikle digitale løsninger som fungerer godt i folks hverdag.
– Vi hadde et tett samarbeid med sluttbrukerne. De fikk komme med innspill underveis og har bidratt i uttesting av løsninger og grensesnitt. Dette har ført til at mange var godt kjent med det nye systemet da det ble tatt i bruk, forteller Storholmen.
Allerede i dag brukes forslagskassa flittig av mange AKSO-ansatte.
– Jeg tror mange store offentlige institusjoner og andre store virksomheter kan ha god nytte av en skreddersydd digital forslagskasse. Samtidig er det verdt å merke seg at det tar tid å innarbeide et slikt verktøy, men det er det verdt, sier Bakås.
Artikkelen ble først publisert på Gemini.no
Skolen i en digital verden: Hvor er kompetansen vi trenger?
